Kısa cevap: Asansör periyodik bakım programı, portföydeki her asansörün yılın hangi gününde bakılacağını önceden belirleyen takvimdir. 31394 sayılı yönetmelik bakımı ayda en az bir kez zorunlu tuttuğu için takvim on iki eşit dilime kurulur, bakımlar ekip kapasitesine göre aya yayılır ve kaçan bakım aynı ay içinde yakalanır.
Periyodik bakım programı ile periyodik kontrol aynı şey mi?
Hayır ve bu karışıklık her yıl çok sayıda firmanın başını ağrıtır.
Periyodik bakım, bakım firmasının yaptığı aylık işlemdir. 31394 sayılı Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği‘nin 8. maddesi bakımın “ayda en az bir defa” yapılmasını ister. Yapılan işlemler bakım föyüne yazılır ve föyün bir nüshası bina sorumlusuna bırakılır.
Periyodik kontrol ise A tipi muayene kuruluşunun yaptığı yıllık kontroldür ve sonucunda asansöre etiket verilir. Bakım firması bu kontrolü yapmaz; kontrolde çıkan eksikleri giderir.
Kurduğunuz takvim ilk işi kapsar, ama ikincisini de görmelidir: periyodik kontrol tarihi yaklaşan asansörlerde bakımı kontrolden birkaç hafta önceye almak, kırmızı etiket riskini belirgin biçimde düşürür.
Yıllık bakım takvimi nasıl kurulur?
- Portföyü tek listede toplayın. Bina, asansör sayısı, adres, sözleşme başlangıcı ve bina sorumlusu iletişimi tek tabloda olmalı. Farklı yerlerde duran listeden takvim kurulamaz.
- Her asansöre kimlik verin. Bina adı yetmez; aynı binada iki asansör varsa kayıt karışır. Asansör bazlı kimlik, takvimin taşıyıcı direğidir.
- Sözleşme başlangıç ayını işaretleyin. Bakım döngüsünün referansı budur; ayın kaçında bakılacağı bir sonraki adımda belirlenir.
- Dağıtım modelini seçin. Aşağıdaki tablodaki üç modelden birini seçin. Model seçilmeden gün ataması yapılırsa takvim ilk ayda dağılır.
- Günlük kapasiteyi hesaplayın. Teknisyen sayısı × günlük ortalama bakım sayısı × ayda çalışılan gün. Çıkan sayı portföyünüzden küçükse takvim değil, kadro sorununuz vardır.
- Ayı dört haftaya bölün. Aylık bakımların tamamını ayın son haftasına yığmayın; bir hastalık ya da bir yoğun arıza haftası tüm ayı kaçırtır.
- Arızaya pay ayırın. Günlük kapasitenin bir bölümünü planlanmamış çağrılara bırakın. Arıza payı olmayan takvim, ilk arızalı günde bozulur.
- Takvimi teknisyenin telefonuna indirin. Ofiste duran takvim plandır, teknisyenin elindeki takvim iştir. Gün başında liste teknisyende değilse takvim yürümez.
Bakımlar aya nasıl dağıtılır?
| Model | Nasıl çalışır | Güçlü yanı | Zayıf yanı | Kime uygun |
|---|---|---|---|---|
| Sözleşme tarihine göre | Her asansör, sözleşme gününün denk geldiği günde bakılır | Sözleşme ve fatura ile birebir uyumlu | Rota dağılır, yol süresi artar | Portföyü dağınık, az sayıda asansörü olan firma |
| Bölgeye göre | Aynı semt/ilçe aynı haftada bakılır | Yol süresi en düşük, günlük iş sayısı en yüksek | Bakım aralığı 28–34 gün arasında oynar | Portföyü yoğunlaşmış firma |
| Sabit gün modeli | Her asansöre ayın sabit bir günü atanır (ör. her ayın 12’si) | Bina sorumlusu tarihi ezberler, kapı açılma sorunu azalır | Bazı günler yığılır, tatil çakışmaları elle çözülür | Kurumsal binalarla çalışan firma |
Uygulamada en çok işe yarayan yaklaşım karmadır: iskelet bölgeye göre kurulur, kurumsal binalar sabit güne çekilir, sözleşme tarihi ise faturalama tarafında referans olarak kalır. Önemli olan, seçtiğiniz modelin ay içinde değiştirilmemesidir.
Kaçan bakım nasıl yakalanır?
Takvimin gerçek sınavı, planın tuttuğu aylarda değil tutmadığı aylarda verilir. Kaçan bakımın üç tipik nedeni vardır ve üçünün de çözüm yolu farklıdır:
- Bina kapısı açılmadı. Teknisyen gitti, giremedi. Yapılması gereken, girişin engellendiğini o anda kayda geçirmek ve bina sorumlusuna bildirim göndermektir. Bu kayıt, denetimde eksik ayın açıklaması olur.
- Gün doldu. Arıza çağrıları planlı bakımı yedi. Kaçan bakımı ertesi güne değil, aynı haftanın boş kapasitesine taşıyın.
- Unutuldu. Takvimde vardı, kimse bakmadı. Tek çaresi otomatik uyarıdır: ayın son beş gününde bakımı yapılmamış asansörlerin listesi kendiliğinden önünüze gelmelidir.
Ay kapanmadan çalışan bir “yapılmayanlar” listesi, ay kapandıktan sonra yapılan her incelemeden değerlidir. Kapanmış ay düzeltilemez, açık ay düzeltilebilir.
Takvim ekip kapasitesine oturuyor mu?
Bir takvimin gerçekçi olup olmadığı tek bir hesapla anlaşılır. Portföydeki asansör sayısını, aylık toplam bakım kapasitenize bölün. Sonuç 1’in üzerindeyse takvim baştan tutmaz.
Kapasite hesabında en sık yapılan hata, teknisyenin gününün tamamını bakıma ayırdığını varsaymaktır. Gerçekte gün üçe bölünür: planlı bakım, arıza çağrısı ve yol. Arıza payını hesaba katmayan takvimler ilk ayın ikinci haftasında bozulur.
İkinci hata mevsimi görmezden gelmektir. Yaz aylarında bina yönetimlerine ulaşmak zorlaşır, kış aylarında arıza sayısı artar. Yıllık takvimi kurarken yoğun aylara daha az planlı bakım koymak, yıl sonunda kaçan bakım sayısını düşürür.
Takvimi hangi kayıtla ispatlarsınız?
Takvim, bakımın yapılacağını gösterir; yapıldığını göstermez. Yönetmelik aylık bakımı zorunlu tuttuğu için denetimde ve şikâyet dosyalarında sorulan soru her zaman aynıdır: bu asansöre bu ay bakıldığını ispat edin. Elle doldurulmuş bir föy bu soruya tam cevap vermez, çünkü ofiste de doldurulabilir.
Elevatora’nın saha uygulamasında takvim ile kayıt birbirine bağlıdır: takvimden düşen iş teknisyenin telefonuna gider, teknisyen asansöre sabitlenmiş karekodu okutmadan bakım formunu açamaz, form kapandığında konum ve saat kaydın içine mühürlenir. Makina dairesinde internet olmasa da uygulama çalışır, kayıt bağlantı gelince eşitlenir. Böylece ay sonunda elinizde plan değil, gerçekleşmiş bakımların listesi olur.
Takvimi kurmakla iş bitmez; takvimi kayda bağlamakla biter. Aradaki fark, ay sonunda “yapıldı sanıyorduk” demekle “şu saatte, şu asansörde yapıldı” demek arasındaki farktır.
Sık sorulan sorular
Asansör bakımı ayda kaç kez yapılmalı?
31394 sayılı Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği’nin 8. maddesi bakımın ayda en az bir defa yapılmasını zorunlu tutar. Sözleşmede daha sık bakım taahhüt edilmişse sözleşme hükmü geçerlidir.
İki bakım arasında kaç gün olmalı?
Yönetmelik gün sayısı değil aylık sıklık belirler. Uygulamada 28–34 gün aralığı kabul görür; bu aralığı aşan bir plan, ay atlama riskini beraberinde getirir.
Bakım takvimi ile fatura dönemi aynı olmalı mı?
Zorunlu değildir ama aynı olması mutabakatı kolaylaştırır. Fatura kesilen bir ayda bakım kaydı bulunmaması, hem denetimde hem bina yönetimiyle görüşmede en zor açıklanan durumdur.
Bina bakıma izin vermezse o ay kaçmış sayılır mı?
Girişin engellendiği tarih, saat, teknisyen ve neden bilgisiyle kayda geçirilir ve bina sorumlusuna yazılı bildirim yapılırsa kusur firmada olmaz. Kaydı ve bildirimi olmayan eksik ay ise savunulamaz.
Periyodik kontrol tarihi takvimi nasıl etkiler?
Periyodik kontrol tarihi yaklaşan asansörlerde bakımı kontrolden iki-üç hafta önceye çekmek, kontrolde çıkacak eksiklerin önceden giderilmesini sağlar. Bu tek düzenleme, kırmızı etiket sayısını düşüren en ucuz yöntemdir.
Yıllık takvimi kurmak bir günlük iş; onu on iki ay boyunca güncel tutmak asıl mesele. Sözleşme periyodu değiştiğinde, asansör portföye girip çıktığında takvimin kendiliğinden güncellenmesi için planın sözleşme kaydının içinde yaşayan bir bakım programında olması gerekir.