Kısa cevap: Asansör hizmet denetimi Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından yapılır. Denetimde firmanın hizmet yeterlilik belgesi, bakım sözleşmeleri, aylık bakım föyleri, personel ve eğitim kayıtları ile arıza müdahale kayıtları istenir. Hazırlık, denetim gününde evrak toplamak değil; her bakımın yapıldığı anda kayda geçmesini sağlayan bir düzen kurmaktır.
Asansör firmasını kim denetler?
31394 sayılı Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği‘nin 15. maddesi hizmet denetimini Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na bırakır. Uygulamada denetim il müdürlükleri üzerinden yürür ve iki şekilde önünüze gelir: planlı denetim ya da bir şikâyet üzerine açılan denetim. İkincisi daha sık ve daha zorlayıcıdır, çünkü şikâyet genelde belirli bir binaya ve belirli bir aya işaret eder — “Şubat ayında bakım yapılmadı” gibi.
Bu ayrım hazırlık biçimini de değiştirir. Planlı denetimde firmanın genel düzenine bakılır. Şikâyet denetiminde ise tek bir asansörün tek bir ayına ait kaydı, o kaydın ne zaman ve nerede oluştuğuyla birlikte istenir. Genel bir dosya düzeni ilkini kurtarır, ikincisini kurtarmaz.
Bakanlık denetiminin yanında iki denetim daha vardır ve sıkça karıştırılır: hizmet yeterlilik belgesini veren kuruluşun yaptığı belge denetimi ve binadaki asansöre A tipi muayene kuruluşunun yaptığı periyodik kontrol. Periyodik kontrol asansörü, hizmet denetimi ise sizi denetler.
Denetimde hangi kayıtlar istenir?
Aşağıdaki tablo, denetimde önünüze konan başlıkları, o kaydın dayanağını ve eksik çıktığında nasıl bir sonuç doğurduğunu gösterir.
| İstenen kayıt | Dayanak / kaynak | Eksikse ne olur? |
|---|---|---|
| Hizmet yeterlilik belgesi (TS 12255) | Belgelendirme kuruluşu, yıllık yenileme | Bakım hizmeti verme yetkiniz tartışmaya açılır |
| Her bina için imzalı bakım sözleşmesi | Yönetmelik md. 8 | Sözleşmesiz bakım savunulamaz; ücret talebi de zayıflar |
| Aylık bakım föyleri (nüshası bina sorumlusunda) | Yönetmelik md. 10/2 | Bakımın yapıldığı ispat edilemez |
| Bakım kayıt defteri kayıtları | Yönetmelik md. 8/3 — defteri bina sorumlusu muhafaza eder | Bina ile firma kayıtları çelişir |
| Bakım personelinin yetki ve eğitim kayıtları | TS 12255 kapsamı | Yetkisiz personelle bakım iddiası doğar |
| Arıza çağrısı ve müdahale kayıtları | Sözleşmedeki taahhüt | Geç müdahale iddiasına cevap veremezsiniz |
| Kullanılan yedek parça ve fatura izi | Ticari mevzuat + sözleşme | Parça değişimi belgelenemez |
| Kırmızı/mavi etiketli asansörlerde yapılan işlem kaydı | Periyodik kontrol raporu takibi | Eksiği bildirmediğiniz sonucu çıkar |
Tablodaki satırların çoğu zaten firmanızda vardır. Sorun varlıklarında değil, bir araya getirilebilir olmalarındadır. Föy bir klasörde, arıza çağrısı bir telefonda, parça bir irsaliyede duruyorsa denetim gününde bunları tek bir asansörün tek bir ayı için birleştirmek saatler alır.
Denetime hazırlık adım adım nasıl yapılır?
- Portföyü sayın. Sözleşmeli asansör sayınız ile bakım kaydı üretilen asansör sayınızı yan yana koyun. Aradaki fark, denetimde ilk sorulacak yerdir.
- Sözleşme dosyasını kapatın. İmzasız, süresi dolmuş ve tarafı değişmiş sözleşmeleri ayırın. Bina yönetimi değiştiyse sözleşme yenilenmemiş olabilir.
- Son 12 ayın bakım takvimini çıkarın. Her asansör için ay ay bir ızgara oluşturun. Boş kalan hücre, denetimde açıklamanız gereken hücredir.
- Föy ile takvimi eşleyin. Takvimde dolu görünen ama föyü bulunmayan bakımlar, kayıtta değil gerçekte eksiktir.
- Personel dosyasını güncelleyin. Sahaya çıkan her teknisyenin yetki, eğitim ve iş sağlığı kayıtlarını tek klasörde toplayın; işten ayrılanları ayırın.
- Arıza kayıtlarını yazıya dökün. Telefonla gelen çağrının kaydı yoksa çağrı yok sayılır. En azından tarih, saat, bina, arıza tanımı ve müdahale saatini tutan bir liste açın.
- Periyodik kontrol raporlarını takip listesine bağlayın. Kırmızı ve mavi etiketli asansörlerde hangi eksiğin ne zaman giderildiğini gösteren bir kayıt tutun.
- Bir asansör seçip prova yapın. Rastgele bir bina ve rastgele bir ay seçin; o bakımın yapıldığını on dakika içinde ispatlamayı deneyin. Deneme başarısızsa denetim de başarısız olur.
Kayıt tutmakla ispat etmek arasındaki fark nedir?
Yönetmelik bakımı ayda en az bir kez yapmanızı ve yapılan işlemleri föye yazmanızı ister. Denetimde sorulan soru ise daha dardır: bu bakım gerçekten o binada, o tarihte yapıldı mı? Elle doldurulmuş bir föy bu soruya cevap vermez, çünkü ofiste de doldurulabilir. Şikâyet dosyalarında firmaların kaybettiği yer tam olarak burasıdır.
İspat edilebilir kayıt üç bilgiyi aynı anda taşır: kim, nerede, ne zaman. Bu üçü kaydın kendisine gömülü değilse, sonradan eklenen her bilgi tartışmaya açıktır. Sahada işleyen yöntem, kaydı asansörün kendisine sabitlenmiş bir işaret üzerinden açmaktır — teknisyen o işareti okutmadan form açılmaz, form açıldığı anda konum ve saat kaydın içine yazılır.
Elevatora’nın saha uygulaması bu mantıkla çalışır: her asansöre kuyu, kabin, makina dairesi ve genel olmak üzere dört karekod tanımlanır, teknisyen karekodu okutmadan bakım formu açılmaz, form kapandığında konum ve saat mühürlenir. Mobil uygulama internet olmayan makina dairelerinde de çalışır, kayıt bağlantı gelince eşitlenir. Denetimde sorulan “ispat edin” cümlesinin karşılığı budur.
Denetimde en sık görülen eksikler nelerdir?
- Bakım var, föy yok. Teknisyen bakımı yapmış ama föyü bırakmamış; bina sorumlusundaki nüsha eksik kalmış.
- Toplu doldurulmuş föy. Bir binanın on iki ayı aynı kalemle, aynı el yazısıyla doldurulmuş. Denetimde en hızlı fark edilen eksiktir.
- Sözleşmesiz devam eden bakım. Firma değişikliğinden sonra bakıma devam edilmiş ama yeni sözleşme imzalanmamış.
- Bakım kaydı ile fatura tarihinin tutmaması. Fatura kesilmiş, o aya ait bakım kaydı yok.
- Kırmızı etiketli asansörde işlem izi olmaması. Eksik bildirilmiş ama bildirimin bina sorumlusuna ulaştığını gösteren kayıt yok.
- Ayrılan personelin kaydının silinmemesi. Aylar önce işten ayrılan teknisyenin adı hâlâ föylerde görünüyor.
Denetim öncesi son 48 saatte ne yapılmalı?
Geriye dönüp kayıt üretmek denetimde en riskli davranıştır; tutarsızlık yarattığı için çoğu zaman hiç kayıt olmamasından daha kötü sonuç verir. Son iki gün şunlara ayrılmalıdır:
- Sözleşme, föy, personel ve arıza kayıtlarını asansör bazında tek dosyada birleştirin.
- Eksik ayları listeleyin ve her biri için gerçek nedeni yazılı hale getirin (bina ulaşılamadı, anahtar verilmedi, sözleşme askıya alındı gibi).
- Bina sorumlularıyla iletişim bilgilerinizi güncelleyin; denetçi doğrulama için binayı arayabilir.
- Denetimde konuşacak tek kişiyi belirleyin ve kayıtların nerede olduğunu bu kişinin bilmesini sağlayın.
Eksik bir ayı açıklamak, olmayan bir kaydı savunmaktan her zaman daha kolaydır.
Sık sorulan sorular
Hizmet denetimi ile periyodik kontrol aynı şey mi?
Hayır. Periyodik kontrol, A tipi muayene kuruluşunun asansörü kontrol etmesidir ve sonucunda etiket verilir. Hizmet denetimi ise bakım firmasının kendisini, kayıtlarını ve yetkisini kapsar; Bakanlık tarafından yürütülür.
Bakım kayıt defterini kim saklar?
Yönetmeliğin 8. maddesine göre defter bina sorumlusunda kalır ve asansörün kullanım ömrü boyunca muhafaza edilir. Bu nedenle firmanın kendi tarafında ayrıca bir kaydı bulunması gerekir; aksi halde bina defteri kaybolduğunda ispat kaynağınız kalmaz.
Denetimde dijital kayıt kabul edilir mi?
Uygulamada esas olan kaydın içeriği ve doğrulanabilirliğidir. Dijital kayıt, ıslak imzalı föyün yerine geçmekten çok onun oluştuğu anı ve yeri belgeleyerek onu güçlendirir. Bu nedenle iki kaydı birlikte tutmak en güvenli yoldur.
Bina bakıma izin vermezse ne yapmalıyım?
Girişin engellendiğini yazılı olarak kayda geçirin: tarih, saat, teknisyen ve neden. Bina sorumlusuna bildirim gönderin ve bildirimin izini saklayın. Denetimde eksik ayın açıklaması bu kayıt olur.
Denetim ne sıklıkla gelir?
Sabit bir takvim yoktur. Planlı denetimler yıl içine yayılır, şikâyet üzerine açılan denetimler ise herhangi bir zamanda gelebilir. Bu nedenle hazırlık, denetim haberi geldiğinde başlayan bir iş değil, sürekli çalışan bir kayıt düzenidir.
Denetimde istenen şey kayıt değil ispattır: hangi bakımın ne zaman, kim tarafından ve hangi kanıtla kapatıldığı. Bu zinciri dosya klasöründe değil tek asansör kartında toplayan bir bakım yazılımı içinde tutan firmalar denetim gününü hazırlık yaparak değil, rapor alarak geçiriyor.