Kısa cevap: İthal aksam kullanan bir firmanın teklifinde iki ayrı hüküm bulunmalı: fiyatın kaç gün bağlayıcı olduğunu söyleyen geçerlilik süresi ve süre içinde kur, belirlediğiniz eşiği aşarsa fiyatın yeniden hesaplanacağını söyleyen güncelleme maddesi. Süreyi siz değil, tedarikçinizin size verdiği en kısa fiyat teyidi belirler.
İthal makine, sürücü ya da kart kullanan bir firmada teklifin riskli kısmı fiyatın kendisi değil, o fiyatın ne kadar süre bağlayıcı kaldığıdır. Aynı teklifi haftalar sonra onaylayan bina yönetimi, sizin açınızdan bambaşka bir maliyet tablosuna oturur. Bu yazı iki kararı verdirmek için yazıldı: teklife kaç günlük geçerlilik yazacaksınız ve güncelleme maddesini hangi eşikle kuracaksınız.
Teklife kur maddesi mi koymalı, geçerlilik süresini mi kısaltmalı?
İkisi farklı işi görür, birbirinin yerine geçmez.
Kısa geçerlilik süresi riski zamanla sınırlar. Süre dolduğunda teklif kendiliğinden düşer, yeni fiyat vermek sizin hakkınız olur. Ama süre içinde ne olursa olsun fiyat sizi bağlar.
Güncelleme maddesi riski eşikle sınırlar. Süre içinde bile olsa, belirlediğiniz eşiğin ötesindeki hareket fiyatı yeniden açar. Karşılığında müşteri belirsizlik satın alır ve bunu size sorar.
Karar şu: ikisini birlikte yazın. Süre olmadan eşik maddesi ucu açık bir teklif üretir, kimse teklifin ne zaman kapandığını bilmez. Eşik olmadan kısa süre ise teslim süresi uzun işlerde koruma sağlamaz, çünkü asıl risk onay ile sevkiyat arasındaki aralıkta doğar.
Teklif geçerlilik süresini neye göre belirlemeliyim?
Kural tek cümledir: teklifinizin geçerlilik süresi, o teklifi oluşturan kalemler içinde size verilen en kısa fiyat teyidini aşamaz. Tedarikçiniz motor fiyatını kısa süreli teyit ediyorsa, siz aynı iş için daha uzun süre bağlayıcı fiyat veremezsiniz. Aradaki farkı kendi kârınızdan ödersiniz.
Bu yüzden süreyi teklifin sonuna alışkanlıkla yazılan bir cümle gibi değil, kalem kalem sorulan bir soru gibi ele alın. Teklif hazırlarken maliyet toplarken tedarikçi teyit tarihlerini de yanına yazın.
| Kalem grubu | Fiyatı kim bağlıyor | Geçerlilik süresini ne kısaltır |
|---|---|---|
| Makine motoru, redüktör | Yurt dışı üretici ve ithalatçının stok durumu | Kalemin stoktan mı yeni ithalattan mı geleceği |
| Kumanda panosu, sürücü | Yerli üretici, kart içinde ithal bileşen | Bileşen tedariki ve panocunun kendi teyit süresi |
| Kabin, kapı | Yerli imalat, sac ve paslanmaz fiyatı | Hammadde fiyatının teyit süresi |
| Kılavuz rayı, halat | Tonaj bazlı fiyat, sevkiyat partisi | Navlun ve parti çıkış takvimi |
| Montaj işçiliği, nakliye | Kendi ekibiniz ya da taşeron | Ekip takvimi ve şantiyenin hazır olma tarihi |
Tablodaki en kısa süre hangisiyse teklifin süresi odur. Farklı süreleri tek teklifte taşımak isterseniz, ithal kalemleri ayrı satırda gösterip yalnız o satırlara kısa süre yazın; montaj ve işçilik satırı daha uzun kalabilir.
Kur riskini teklifte hangi kurguyla taşımalı?
Dört kurgu var. Hepsi geçerli, ama aynı işe uymaz.
| Kurgu | Nasıl işler | Ne zaman seçilir | Sizde kalan risk |
|---|---|---|---|
| Sabit fiyat, kısa süre | Süre boyunca fiyat değişmez, süre dolunca teklif düşer | Teslim kısa, kalemler stoktan çıkacak | Süre içindeki tüm hareket sizde |
| Sabit fiyat, eşikli güncelleme | Kur belirlenen eşiği aşarsa ithal kalem bedeli yeniden hesaplanır | İthal payı yüksek, karar süresi uzayan işler | Eşiğe kadar olan kısım sizde |
| Döviz cinsinden fiyat | Fiyat dövizle yazılır, tahsilat günü kuruyla TL karşılığı bulunur | Kurumsal alıcı, ithalatı bilen müşteri | Tahsilat gecikmesi ve müşteri direnci |
| Avansla kilitleme | Avans girdiği gün fiyat sabitlenir, malzeme siparişi aynı gün geçilir | Teslim uzun, tedarikçi peşinat istiyor | Avans gelmezse fiyat bağlayıcı değil |
Bina yönetimine giden işlerde üçüncü seçeneği savunmak zordur; karar apartman kararıdır ve dövizli fiyat itiraz üretir. O işlerde ikinci ve dördüncü kurguyu birleştirin: eşikli madde yazın, avans girdiği gün fiyatı kilitleyin.
Güncelleme eşiğini neye göre belirlemeliyim?
Eşiği piyasadan değil, kendi maliyet yapınızdan çıkarın. Sorulacak soru şu: kur ne kadar oynarsa bu işin kârı biter?
Hesap için iki sayı yeter, ikisini de kendi teklifinizden okursunuz: teklifteki ithal aksamın alış maliyeti ve o işten kalan net kâr. Kur arttığında maliyet artışı yalnız ithal kalem üzerinden işler; montaj, işçilik ve nakliye yerinde durur. Kârınızı tamamen yakan kur hareketi, net kârın ithal kalem maliyetine oranı kadardır. Eşiği tam o noktaya koyarsanız madde devreye girdiğinde kâr çoktan bitmiş olur. Aynı noktanın yarısına koyduğunuzda madde erken devreye girer ve elinizde hâlâ kâr kalır.
İki pratik not. Birincisi, ithal payı yüksek işlerde eşik doğal olarak düşer; bu bir zayıflık değil, işin yapısıdır. İkincisi, eşiği her teklifte yeniden tartışmayın. Tek eşik seçin ve tüm tekliflerde aynısını kullanın; her teklifte yeniden pazarlık edilen madde savunulamaz hâle gelir. Proje kâr ve maliyet raporunuz yoksa bu iki sayıyı okuyamazsınız; önce onu kurun.
Kur maddesi teklife nasıl yazılır?
Madde, tartışma çıktığında tek başına okunup uygulanabilmeli. Sırayla şu sekiz bilgiyi yazın:
- Referans kaynağı. Tek ve doğrulanabilir bir kaynak seçin, örneğin TCMB döviz satış kuru. “Piyasa kuru” ifadesi tartışma üretir.
- Başlangıç kuru. Teklifi hangi tarihli kurla hesapladığınızı rakamla teklife koyun. Bu rakam olmadan sonraki hiçbir madde işlemez.
- Ölçüm anı. Karşılaştırmayı hangi gün yapacaksınız: sipariş günü mü, avans günü mü, sevkiyat günü mü. Tek gün seçin.
- Eşik ve yön. Eşiği yazın, aşağı yönlü hareket için de kural koyun. Tek yönlü madde itiraz üretir.
- Kapsam. Hangi kalemler etkilenir: yalnız ithal aksam bedeli mi, montaj ve işçilik hariç mi. Kapsamı yazmazsanız müşteri tüm bedeli tartışmaya açar.
- Hesaplama yöntemi. Yeni fiyatı nasıl bulacaksınız: yalnız kapsamdaki kalemlerin bedelini yeniden hesaplarsınız, kâr ve işçilik sabit kalır.
- Müşterinin çıkış hakkı. Güncellenen fiyatı kabul etmezse siparişi bedelsiz iptal edebilir, aldığınız avansı iade edersiniz. Bu satır maddeyi satılabilir yapan yerdir.
- Revizyon numarası. Güncellediğiniz her teklif yeni numara alır, önceki teklif kapanır. İki farklı fiyatın aynı anda ortada dolaşması tahsilat aşamasında tartışma çıkarır.
Bu sekiz maddeyi bir kez yazın ve teklif formunuzun sabit bölümüne koyun. Her teklifte yeniden kurguladığınız metni er geç eksik gönderirsiniz.
Onay geldi ama sipariş geçilmedi, fiyat hâlâ bağlayıcı mı?
Riskin gözden kaçtığı yer burasıdır. Teklif onaylanır, sözleşme imzalanır, ama avans gecikir ve siz tedarikçiye siparişi geçemezsiniz. Bu aralıkta fiyat sizde, malzeme tedarikçide durur.
Çözümü teklifin içine koyun: fiyatın kilitlenme anını onay değil, avansın hesaba geçtiği ve malzeme siparişini verdiğiniz gün olarak tanımlayın. Onaydan sonra belirlediğiniz süre içinde avans gelmezse fiyatı yeniden hesaplayacağınızı aynı maddede yazın.
Siparişi geçtikten sonra o kalem sizin için sabittir; tedarikçi fiyatı bağlanmıştır. Bu yüzden stoktan karşılayabileceğiniz kalemleri ayırmak işe yarar. Stok yönetiminiz hangi kalemin depoda olduğunu gösteriyorsa, teklifte o kalem için daha uzun süre verebilirsiniz.
Bu maddeyi hangi kayıt taşır?
Kur maddesi ancak arkasında kayıt varsa işler. Tartışma çıktığında dört bilgiyi aynı anda çıkarabilmeniz gerekir: teklifi hangi tarihte hangi kurla hesapladığınız, hangi revizyon numarasında olduğunuz, hangi kalemlerin kapsamda olduğu ve onayın hangi gün geldiği. Bu dört bilgi ayrı Excel dosyalarına dağıldığında, teklifi hazırlayan kişi izinliyken kimse bulamaz.
İMALAT tarafında teklif kaydı bu alanları tek yerde tutar: teklif tarihi, başlangıç kuru, revizyon numarası ve onaylanan sürüm aynı kayıtta kalır; onay geldiğinde üretime devir aynı veriden ilerler. Bir kalemi başka markayla değiştirdiğinizde reçete revizyonu da teklifle birlikte yürür.
Son bir uyarı: kur farkını faturaya nasıl yansıtacağınız ayrı bir başlıktır ve mali müşavirinizin alanına girer. Teklifteki madde ticari hükmü kurar, faturalama biçimini değil. İkisini karıştırmayın.
Sıkça sorulan sorular
Kur maddesi müşteriyi kaçırır mı?
Maddeyi tek yönlü yazarsanız kaçırır. Aşağı yönlü hareket için de kural koyduğunuzda ve müşteriye bedelsiz iptal hakkı verdiğinizde, fiyatı sürekli yüksek tutma ihtiyacınız da ortadan kalkar. Madde yoksa riski peşinen fiyata eklemek zorunda kalırsınız; bu daha pahalı bir tekliftir.
Geçerlilik süresi dolduktan sonra müşteri onaylarsa ne olur?
Süresi dolan teklif bağlayıcı değildir, ama bunu sözlü söylemek yetmez. Yeni revizyon numarasıyla güncel teklifi yazılı gönderin ve eski teklifin kapandığını aynı yazıda belirtin. Kayıt yoksa tartışma müşterinin lehine döner.
Bakım sözleşmelerinde de kur maddesi gerekir mi?
Bakım sözleşmesinin bedel yapısı montaj teklifinden farklıdır, kur maddesi oraya oturmaz. Bakım tarafında ihtiyacınız olan şey yıllık güncelleme hükmüdür. Ayrıntısı için sözleşme yenileme ve fiyat güncelleme yazısına bakın. Yedek parça ve kapsam dışı işler ayrı fiyatlanır.
Başlangıç kurunu teklifte göstermek zorunda mıyım?
Göstermezseniz madde uygulanamaz. Karşılaştıracak bir başlangıç değeri olmadan “kur değişirse” cümlesi hiçbir şey ifade etmez ve tartışmada işinize yaramaz. Rakamı teklifin fiyat tablosunun hemen altına koyun.
Güncelleme eşiğini tek tek işlere göre değiştirebilir miyim?
Teknik olarak evet, pratikte zarar verir. Farklı eşikler taşıyan teklifleri karşılaştıran satış ekibiniz hangi maddeyi savunacağını bilemez. Tek eşik belirleyin, ithal payı çok yüksek özel işlerde kapsamı daraltarak ayrışın, eşiği değil.
Kur farkı maddesi ancak teklifin tarihi, kuru ve geçerlilik süresi kayıtlıysa işletilebilir. Teklif Word dosyasında tutulduğunda hangi sürümün müşteriye gittiği bile tartışma konusu oluyor; teklif yazılımı her revizyonu tarihiyle saklar.