Kısa cevap: Kapsam dışı iş, bakım sözleşmesinde sayılmayan her müdahaledir. Faturalanabilmesi üç şarta bağlıdır: sözleşme kapsam sınırını kalem kalem yazacak, iş başlamadan önce yazılı onay alınacak, saha kaydı onayla aynı numaraya bağlanacak. Onay alınmadan yapılan iş, parça bedeliyle birlikte firmanın üzerinde kalma riski taşır.
Bakım kapsamı nerede biter?
Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği (6 Nisan 2019, 30737 sayılı Resmî Gazete) md. 4/1-(e) bakımı ayda en az bir defa yürütülen işlem olarak tanımlar. Yönetmelik bakımın sıklığını ve asgari çerçevesini çizer; hangi parçanın, hangi işçiliğin, hangi çağrının bedelsiz sayılacağını ise sizin sözleşmeniz belirler.
Buradan pratik bir sonuç çıkar: sözleşmede yazmayan kalem, tartışma çıktığında dayanaksız kalır. Metni yazan taraf firma olduğu için belirsizliğin faturası da firmaya döner. “Ufak iş, hallederiz” diye başlayan bir müdahale halat, kumanda kartı veya kapı operatörü bedeline kadar büyüyebilir; o noktada karşı tarafın cevabı hazırdır: “Bu zaten bakıma dahil değil miydi?”
Kapsam sınırı üç yerde aynı anda yazılı olmalıdır: sözleşme metninde, ekindeki birim fiyat listesinde ve sahada doldurulan formda. Üçü birbirini tutmuyorsa tahsilat aşamasında hangisini gösterirseniz gösterin karşı taraf diğerini işaret eder.
Hangi iş kapsam içi, hangisi kapsam dışı sayılır?
Aşağıdaki tablo bir ayrım örneğidir; bağlayıcı olan yine sizin sözleşmenizdir. Tabloyu kendi metninizle karşılaştırın — son sütun, sözleşmede o satır yazılı değilse karşınıza çıkacak itirazdır.
| İş kalemi | Kapsam içi kabul edilen | Kapsam dışı kabul edilen | Yazılı değilse gelen itiraz |
|---|---|---|---|
| Yağlama, ayar, temizlik, fonksiyon testi | Tamamı | — | İtiraz çıkmaz |
| Ampul, buton kontağı, sigorta gibi küçük sarf | Adet veya tutar tavanına kadar | Tavanı aşan kısım | “Bunlar bakıma dahil değil mi?” |
| Halat, motor, kumanda kartı, kapı operatörü | — | Parça + işçilik | “Bakımını siz yapıyorsunuz, bedelini niye ödeyelim?” |
| Vandalizm, su baskını, yıldırım, şebeke dalgalanması hasarı | — | Tamamı | “Arıza sizin bakımınızdayken çıktı” |
| Mesai dışı ve tatil çağrısı | Sözleşmedeki çağrı adedine kadar | Adedi aşan çağrı, mesai farkı | “Gece geldiniz diye ayrıca mı ödeyeceğiz?” |
| Periyodik kontrol raporundaki eksikler | Bakım kaleminden kaynaklananlar | Tasarım, montaj veya mevzuat kaynaklı revizyon | “Kırmızı etiketi siz kaldırırsınız” |
| Pano beslemesi, topraklama, makina dairesi aydınlatması | — | Bina sorumlusunun yükümlülüğü | “Asansöre dair her şey sizde” |
| Kabin kaplaması, ayna, buton paneli yenileme | — | Tamamı | “Küçük iş, bakımda halledin” |
Periyodik kontrol satırı kapsam tartışmasına açık yerlerden biridir. Periyodik kontrol, Asansör Periyodik Kontrol Yönetmeliği (4 Mayıs 2018, 30411 sayılı Resmî Gazete) kapsamında A tipi muayene kuruluşunca yapılır; rapordaki eksiklerin hepsi bakım kaleminden doğmaz, asansörün mevcut tasarımından kaynaklananlar da çıkar. Bu ayrımı yapmadan işe girerseniz revizyon bedelini bakım ücretiyle karşılamış olursunuz. Eksik listesini iş paketine dönüştürmek için periyodik kontrol eksiklerinden revizyon projesi çıkarma adımlarına bakın.
Kapsam sınırı sözleşmede nasıl yazılır?
Kapsamı yalnız olumlu cümlelerle tarif etmek yetmez. Sekiz başlık net olmalıdır:
- Dahil olan işler listesi: periyodik bakım kalemleri madde madde.
- Hariç tutulan işler listesi: ana parça değişimi, revizyon, dekorasyon, bina tesisatı, hasar onarımı.
- Sarf tavanı: hangi malzeme, aylık kaç adet veya hangi tutara kadar dahil.
- Çağrı hakkı: aylık kaç arıza çağrısı dahil, mesai saatleri ne, tatil ve gece farkı nasıl hesaplanıyor.
- Birim fiyat eki: kapsam dışı işçilik saat ücreti, mesai katsayısı, nakliye, sık kullanılan parça fiyatları.
- Onay yetkilisi: bina adına kim onay verebilir, isim ve unvan yazılı olsun.
- Onay kanalı: imzalı form, e-posta veya yazılı mesaj — hangisi geçerli sayılıyor.
- Fiyat güncelleme: birim fiyat ekinin hangi dönemde yenileneceği.
Bu maddeleri mevcut metninize eklemek için asansör bakım sözleşmesi şablonundaki kapsam ve ek iş bölümlerini kendi birim fiyat listenizle birlikte gözden geçirin.
Kapsam dışı iş onayı hangi sırayla alınır?
Sıra bozulduğunda tahsilat bozulur. Doğru akış şudur:
- Tespiti sahada kayda geçirin. Teknisyen arızayı föye yazsın; parça, fotoğraf ve varsa arıza kodu eklensin. Sözlü bildirim kayıt sayılmaz.
- Kapsamı kontrol edin. Ofis, sözleşmenin hariç tutulan işler maddesine bakar. İş kapsam dışıysa saha orada durur — teknisyen “madem geldim” diye başlamaz.
- Ek iş teklifi çıkarın. Parça, işçilik, mesai ve nakliyeyi ayrı satıra yazın. Tek kalem “onarım bedeli” itirazı davet eder.
- Teklifi yetkili kişiye gönderin. Sözleşmede adı yazılı onay yetkilisine; kapıcıya veya sakine değil.
- Yazılı onayı alın. Onayda bedel, kapsam ve iş süresi bulunsun. Onaya numara verin.
- İşi yapın, teslimi imzalatın. Servis formu onay numarasıyla eşleşsin; değişen parçayı teslim edin ya da tutanakla kayda geçirin.
- Faturayı kesin. Ek iş faturası onay numarasını taşısın, cariye bakım aboneliğinden ayrı kalem olarak işlensin.
Altıncı adımın kanıtı formdur. Ek işi ayrı belgeye almak için asansör servis formu düzenini, aylık bakım kaydını da bakım föyü yapısını kullanın; ikisini karıştırmak “bakımda yapıldı” itirazına zemin hazırlar. Yönetmelik md. 10/2 uyarınca föyün bir nüshası bina sorumlusuna bırakılır; md. 8/3’e göre kayıt defteri bina sorumlusunda tutulur. Ek iş kaydınız bu belgelerden ayrı durmalı ki hangi işin bedelli olduğu belge üzerinde görünsün.
Yazılı onay almadan iş yaparsanız ne olur?
Bedeli dört yerden ödersiniz:
- Parça bedeli sizde kalır. Takılmış parçayı geri sökmek pratik bir çözüm değildir; fatura reddedilirse maliyet firmanın üzerinde kalır.
- Teknisyen saati geri gelmez. O gün başka binaya gitmeyen ekip, ödenmeyen işin ikinci maliyetidir.
- Bakım tahsilatı kilitlenir. İtiraz edilen ek iş kalemi aynı faturada duruyorsa aylık bakım bedelinin ödemesini de geciktirir. Vadeyi kalem bazında izlemek için bakım tahsilat takibi akışını kurun.
- Sözleşme yenilemede eliniz zayıflar. “Geçen sene o işi ücretsiz yapmıştınız” cümlesi, fiyat görüşmesinde emsal olarak karşınıza çıkar.
Tek istisna can güvenliğidir. Asansör güvenli değilse müdahale onayı beklemez: asansörü hizmet dışı bırakın, durumu bina sorumlusuna yazılı bildirin, bedelli işi ancak bundan sonra teklife bağlayın. Yani güvenlik kararı ile faturalama kararı aynı anda verilmez.
Kapsam dışı iş nasıl faturalanır?
Ek işi bakım faturasına satır olarak eklemek yerine ayrı fatura kesmek, itirazı tek kaleme hapseder. Bakım abonelik bedeli tartışmasız akmaya devam eder, tartışma yalnız ek iş faturası üzerinde yürür.
Faturaya geçmeden önce üç eşleşmeyi kontrol edin: onay yazısındaki tutar, servis formundaki iş tanımı ve faturadaki kalem. Üçü aynı numarayı taşımıyorsa fatura, ödeme gününde değil itiraz gününde konuşulur. Onay kısmi verildiyse — örneğin parça onaylanıp mesai farkı onaylanmadıysa — yalnız onaylanan kalemi faturalayın, kalan kalemi yeni teklife bağlayın.
Bu zinciri Excel ile yürütmek mümkündür ama zayıf halka bellidir: sahadaki kayıt ile ofisteki onay birbirine bağlanmaz. Elevatora SAHA’da bakım formu, asansöre sabitlenmiş karekod okutulmadan açılmaz; ek iş kalemi de aynı asansörün kaydına ve onay numarasına bağlanır, böylece fatura itirazında hangi asansörde ne yapıldığı belge olarak çıkar.
Teknisyen sahada kapsam sınırını nasıl uygular?
Ekibe verilecek kural tek cümledir: kapsam dışı işi sahada başlatma, kayda geçir ve teklife bağla. Bunu uygulanabilir kılmak için üç şey gerekir — teknisyenin elinde hariç tutulan işler listesi bulunmalı, bedel telaffuz etme yetkisinin kimde olduğu net olmalı, ofis teklifi aynı gün çıkarabilmelidir. Üçüncüsü yoksa teknisyen beklemek yerine işi yapar; bu bir kural sorunu değil hız sorunudur.
Kapsam disiplini denetimde de işinize yarar. Yönetmelik md. 15/1 kapsamında hizmetin denetimi Bakanlıkça yürütülür; hangi işin bakım, hangisinin bedelli ek iş olduğunu belge üzerinde ayırabilen firma, hem denetimde hem tahsilatta aynı dosyayı gösterir.
Sıkça sorulan sorular
Kapsam dışı iş için sözlü onay yeterli mi?
Uygulamada yeterli değildir. Ödeme aşamasında onayı veren kişi değişebilir ya da tutarı hatırlamayabilir. E-posta veya yazılı mesaj da olsa, bedeli ve iş tanımını içeren bir kayıt alın; sözleşmede hangi kanalın geçerli sayıldığını baştan yazın.
Bina yönetimi “bu bakıma dahil” diyorsa ne yapmalı?
Tartışmayı sözleşme metni üzerinden yürütün. Hariç tutulan işler listesinde o kalem varsa maddeyi gösterin; yoksa iş bu sefer kapsam içi sayılır ve maddeyi bir sonraki yenilemede düzeltirsiniz. Yazılı dayanağı olmayan pazarlık, bedelsiz iş olarak kapanma riski taşır.
Ek iş faturası bakım faturasıyla birleştirilebilir mi?
Teknik olarak mümkündür ama tavsiye edilmez. Ek iş kalemine itiraz edilirse aynı faturadaki bakım bedeli de ödenmeden bekler. Ayrı fatura, bakım tahsilatını ek iş tartışmasından korur.
Periyodik kontrol eksikleri bakım kapsamında mı?
Bakım kaleminden kaynaklanan eksikler kapsam içi sayılır; tasarım, montaj veya mevzuat kaynaklı eksikler revizyon işidir ve ayrı teklife bağlanır. Ayrımı rapor maddesi bazında yapın, toplu olarak “eksikleri gideririz” demeyin.
Kapsam dışı işlerin fiyatı sözleşmeye yazılmalı mı?
Birim fiyat ekiyle yazılması işinizi kolaylaştırır. İşçilik saat ücreti, mesai katsayısı ve nakliye önceden belliyse onay süresi kısalır, pazarlık her arızada baştan başlamaz. Ekin hangi dönemde güncelleneceğini de aynı maddeye yazın.
Kapsam dışı işin faturalanabilmesi, o işin bakım ziyaretinde ayrı kalem olarak kaydedilmesine bağlı. Sahada “bu ekstra” denip deftere yazılan iş çoğu zaman faturaya hiç ulaşmıyor; mobil bakım formunu stok ve faturaya bağlayan bir program kullanılan parçayı ve ek işçiliği doğrudan cariye taşır.