Kısa cevap: Teknisyenin belgesi bitmişse sorumluluk teknisyende değil, işveren firmadadır. Kurtarma eğitimi, İSG eğitimi, mesleki yeterlilik belgesi, sağlık raporu ve firmanın HYB’si geçerlilik süresi taşır. Takip, kişi başına bitiş tarihi tutan ve süre dolmadan önce uyaran bir liste ister; teknisyenin kendi hatırlamasına bırakılan sistem denetimde açık verir.
Saha ekibinin belgesini takip etmek kimin görevi?
Teknisyen, belgesinin bittiğini kendiliğinden fark etmeyebilir. Fark etse bile yenilemenin masrafı ve o gün sahadan çekilmesi işverenin üzerinde kalır. Belge takibi bu yüzden ekibe devredilemeyen bir işveren yükümlülüğüdür: sahaya kimin çıkacağına karar veren siz olduğunuz için, çıkanın yetkili olduğunu ispat etmek de sizde kalır.
Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği (6 Nisan 2019 tarihli, 30737 sayılı Resmî Gazete) md. 15/1’e göre bakım hizmetinin denetimini Bakanlık yapar. Denetimde önünüze gelen soru “bakım yapıldı mı” değil, “bu bakımı yapan kişi yapmaya yetkili miydi” olur. Föyün altındaki imza ile o imzanın sahibinin belgesi aynı dosyadan çıkmak zorundadır.
İkinci baskı TSE tarafından gelir. Hizmet Yeterlilik Belgesi (HYB, TS 12255) firmanın kendi belgesidir ve personel yeterliliği bu belgenin kapsamı içindedir. Firmanın belgesi duruyor ama o belgeyi ayakta tutan personel şartı boşalmışsa, denetimde açık verirsiniz. Firmanın kendi belgesinin durumunu ve sorgulamasını HYB sorgulama sayfasında ayrıca anlattık.
Hangi belge ve eğitimler geçerlilik süresi taşır?
Burada size “şu belge kaç yılda bir yenilenir” demeyeceğim. O süre belgenin kendi üzerinde ve düzenleyen kurumun mevzuatında yazar, işyerinizin tehlike sınıfına göre de değişir. Takip sisteminizi genel kural üzerine değil, elinizdeki belgenin üzerindeki bitiş tarihi üzerine kurun. Aynı unvandaki iki teknisyenin belgeleri farklı aylarda biter.
| Belge / eğitim | Kimin üzerinde | Süre taşır mı | Bittiğinde ne olur |
|---|---|---|---|
| İş sağlığı ve güvenliği eğitimi | Teknisyen | Evet, tehlike sınıfına bağlı yenileme periyodu var | İş kazasında işveren aleyhine delil |
| Yüksekte çalışma eğitimi | Teknisyen | Evet | Kuyu ve makina dairesi işine yetkisiz personel girer |
| Mesleki yeterlilik belgesi | Teknisyen | Evet, süre belgenin üzerinde yazar | Kişi işi yapmaya yetkili sayılmaz |
| Kurtarma eğitimi | Teknisyen | Eğitimi veren kurumun tanımladığı periyot | Mahsur ihbarına yetkisiz kişi gider |
| İşe giriş ve periyodik sağlık raporu | Teknisyen | Evet | Özlük dosyası eksik kalır |
| Sürücü belgesi ve araç evrakı | Teknisyen / firma | Evet | Servis aracı riski firmaya biner |
| Hizmet Yeterlilik Belgesi (TS 12255) | Firma | Evet, belge üzerinde geçerlilik tarihi yazar | Sözleşme ve ihale şartını kaybedersiniz |
Listeyi kendi ekibinize göre kısaltın ya da uzatın. Kural tek: üzerinde bitiş tarihi yazan her kâğıt takip listesine girer. Kurtarma eğitimini kimin alabileceğini ve neyi kapsadığını ayrı bir yazıda anlattık; ekibinizde bu eğitimi hiç almamış kişi varsa listeye “süresi doldu” değil, “hiç yok” olarak girin.
Süresi dolmuş belgeyle sahaya çıkan teknisyen firmaya ne kaybettirir?
Kayıp tek bir ceza kalemi olarak gelmez. Dört ayrı yerden gelir.
- İş kazası sonrası kusur değerlendirmesi. Kaza sonrasında istenen evrakın başında eğitim kayıtları ve sağlık raporu gelir. Eğitim tarihi kaza tarihinden sonraysa ya da kayıt hiç yoksa, tartışma teknik olmaktan çıkıp işveren kusuruna kayar.
- Sözleşme kaybı. Kurumsal müşteri ve kamu binası sözleşmeleri personel belgesi şartı içerebilir. Süresi dolmuş belge, karşı tarafa fesih ya da hakediş kesintisi için hazır gerekçe verir. Bir bakım sözleşmesini kaybetmenin bedeli, o belgeyi zamanında yenilemenin bedelinin çok üzerindedir.
- Denetimde açık. Bakanlık hizmet denetiminde ve HYB denetiminde personel evrakı istenir. Föyü gösterip belgeyi gösterememek, kaydın hiç tutulmamasıyla aynı sonucu verir.
- Sahada duran iş. Belgesi bittiği gün fark edilen teknisyen o sabah sahaya çıkamaz. Rota bozulur, o günün bakımları kayar, kaçan bakım bir sonraki ayın planına biner.
Dördüncüsü en sinsi olanıdır: belge takibi kurmayan firma sorunu en kötü anda öğrenmeye açıktır — denetim sabahı, kaza akşamı ya da ihale dosyası teslim edilirken.
Belge ve eğitim takibi nasıl kurulur?
- Sahaya çıkan herkesin listesini çıkarın. Kadrolu teknisyen, çırak, taşeron montaj ekibi. Taşeronu listeye almazsanız en büyük açık orada kalır; o ekip sizin adınıza binaya giriyor.
- Unvana göre evrak seti tanımlayın. Bakım teknisyeni ile montaj ustasının seti aynı değildir. Birkaç set tanımlayın, kişi kişi uğraşmayın.
- Taranmış nüshayı tek yerde toplayın. Kâğıt asıl özlük klasöründe dursun, PDF personel kaydında dursun. Denetimde ölçülen şey kâğıdın nerede durduğu değil, ne kadar çabuk geldiğidir.
- Her belgeye bitiş tarihi girin. Tarihi olmayan belge takip edilemez. Belgenin üzerinde tarih yoksa düzenleyen kurumdan geçerlilik süresini teyit edin, öyle girin.
- Uyarı eşiği koyun. Bitiş tarihinden önce haber verecek bir eşik belirleyin. Eğitim planlamak, kontenjan bulmak ve teknisyeni bir gün sahadan çekmek zaman ister; bitiş günü öğrenmek geç kalmaktır.
- Sahaya çıkış kararını belgeye bağlayın. Günlük iş dağıtımını yapan kişi atama yaparken teknisyenin belge durumunu görmeli. Görmüyorsa liste kâğıt üstünde kalır. Günlük iş planı ile belge listesi ayrı yaşarsa sistem yürümez.
- Ayda bir gözden geçirin. Bu kontrolü hakediş ya da ay sonu kapanışıyla aynı güne bağlayın. Ayrı bir ritüel kurarsanız takvimde kaybolur.
Excel listesi yeter mi, personel kaydı mı gerekir?
Yeter — bir şartla: listeyi kimin ne zaman güncelleyeceği yazılı olsun ve iş dağıtımını yapan kişi listeye bakmadan atama yapmasın. Küçük bir ekipte bu yürüyebilir. Ekip büyüdükçe, taşeron ekiplerle ve şantiyeye dağılmış montajla yürütmek başka bir iştir.
| Ölçüt | Excel + klasör | Personel kaydı üzerinden takip |
|---|---|---|
| Bitiş tarihi uyarısı | Kimse bakmazsa çalışmaz | Tarih yaklaşınca listeye düşer |
| Belgeye erişim | Klasörü açacak kişi gerekir | Kaydın içinden PDF açılır |
| İş dağıtımıyla bağ | Yok, ayrı dosya | Atama ekranında görünür |
| Taşeron ekip | Listeye girmesi kişiye kalmış | Aynı kayıtla takip edilir |
| Denetimde çıkarma | Arama süresi belirsiz | Kişiyi seç, dosyayı yazdır |
| Kim güncelledi | Belli değil | Kayıt altında |
Karar tek soruya iniyor: belge listesi, teknisyeni sahaya gönderme kararının verildiği yerde duruyor mu? Duruyorsa Excel de iş görür. Durmuyorsa hiçbir yazılım tek başına bir şey değiştirmez. Saha işini karekod ve föy üzerinden kayda alan bir program kullanıyorsanız — Elevatora SAHA’da özlük belgeleri personel kaydının altında durur, teknisyeni açtığınızda evrakını da görürsünüz — evrak aramak ayrı bir iş olmaktan çıkar.
Yeni teknisyen işe başlarken hangi evrak toplanır?
İlk gün toplanmayan evrak sonradan zor toplanır. Girişte şu üç grubu birden alın:
- Kimlik ve özlük: kimlik sureti, ikametgâh, diploma ya da ustalık belgesi, sürücü belgesi, sözleşme şartıysa adli sicil kaydı.
- Sağlık ve güvenlik: işe giriş sağlık raporu, İSG eğitim kaydı, yüksekte çalışma eğitimi, kişisel koruyucu donanım teslim tutanağı.
- Mesleki yetki: mesleki yeterlilik belgesi, kurtarma eğitimi katılım belgesi, varsa elektrik yetki belgesi.
Üçüncü grubu eksik alıp “sonra hallederiz” diyen firma o teknisyeni yetkisiz olarak sahada gezdirir ve bunu ilk kaza gününde öğrenir. KKD teslim tutanağını da atlamayın; imzasız teslim, teslim edilmemiş sayılır.
Denetim geldiğinde belge dosyasını ne kadar çabuk çıkarıyorsunuz?
Bu soru bütün yazının testidir. Denetçi bir asansörün son bakım föyünü ister, föydeki imzanın kime ait olduğunu sorar, o kişinin eğitim ve yeterlilik evrakını görmek ister. Üç adımın üçü de aynı oturumda çıkmalı.
Provayı kendiniz yapın: rastgele bir bakım föyü seçin, imzalayan teknisyeni bulun, o teknisyenin geçerli belgelerini ekrana getirin. Bu zinciri tek oturumda tamamlayamıyorsanız denetim günü de tamamlayamazsınız. Bakanlık denetimine hazırlık listesini bu provayı yaptıktan sonra doldurun; eksiği kâğıt üzerinde değil, deneyerek bulun.
Zincirin diğer ucu saha tarafındadır. Teknisyenin o binaya gittiğini kanıtlayamıyorsanız belge dosyası tek başına yetmez. Saha takibi ile belge takibi aynı sistemin iki yarısıdır: biri “kim gitti”, diğeri “gidenin yetkisi var mıydı” sorusunu cevaplar. Denetimde iki soru arka arkaya gelir.
Sık sorulan sorular
Teknisyenin belgesi süresi dolmuşken sahaya çıktı, sorumlu kim?
İşveren firma. Sahaya kimin çıkacağına karar veren, o kişinin yetkili olduğunu denetlemekle de yükümlüdür. Teknisyenin “bana kimse söylemedi” demesi firmayı korumaz; belge takibi kurmamış olmak da başlı başına bir eksikliktir.
Taşeron montaj ekibinin belgelerini de takip etmek zorunda mıyım?
O ekip sizin adınıza binaya giriyorsa evet. İş kazasında ve müşteri şikâyetinde muhatap, sözleşmeyi imzalayan firmadır. Taşeronla çalışıyorsanız belge nüshalarını sözleşme ekine bağlayın ve süresi bitenleri kendi listenizde takip edin.
Belgelerin fotokopisi yeterli mi, aslını saklamak şart mı?
Günlük kullanım için taranmış nüsha yeterlidir; hızlı erişim zaten oradan olur. Asılları özlük dosyasında durmalı, çünkü denetçi ya da kurumsal müşteri asıl görmek isteyebilir. Taranmış nüshanın dosya adına bitiş tarihini de yazın, klasörü açmadan okunsun.
Kurtarma eğitimini teknisyen kendi mi almalı, firma mı organize etmeli?
Organizasyon firmanın işidir. Teknisyene bırakılan eğitim ertelenmeye açıktır, ertelenen eğitim de bir mahsur ihbarında karşınıza çıkar. Eğitim tarihlerini ekibin izin ve rota planıyla birlikte kurun ki bir gün sahadan adam çekmek işi aksatmasın.
Belge takibi için ayrı bir yazılım şart mı?
Şart değil, ama listenin iş dağıtımından kopuk durmaması şart. Küçük ekipte disiplinli bir tablo iş görür. Ekip büyüdükçe ve taşeron girdikçe kimin neyi güncellediği kaybolur; o noktada belge durumunun atama ekranında görünmesi işi kurtarır.
Belge ve eğitim takibinin en pahalı hatası, geçerlilik süresinin dolduğunun denetim günü fark edilmesi. Sertifika tarihleri personel kaydının içinde tutulup süresi yaklaşınca uyarı üretmeli; personel ve belge takibi bu uyarıyı ayrı bir takvime bakma zorunluluğu olmadan verir.