Kısa cevap: Periyodik kontrolde çıkan her uygunsuzluk firmanın kusuru değildir. Bakım kapsamındaki aşınma ve ayar kalemleri size, kuyu–makina dairesi–elektrik altyapısı ve tesisatın standarda çekilmesi bina sorumlusuna aittir. Ayrımı rapor geldikten sonra tartışamazsınız; sözleşmeye ve bakım kayıtlarına önceden yazmış olmanız gerekir. Ayrım kurulmazsa kırmızı etiketin faturası size çıkar.
Periyodik kontrol uygunsuzluğu firmanın mı bina sorumlusunun mu?
Rapor elinize geçtiğinde tartışma teknik değil, ispat tartışmasıdır. Bina yönetimi tek cümleyle başlar: “Bakımı siz yapıyorsunuz, bu eksik nasıl çıktı?” O cümleye verilecek cevap ya dosyanızda hazırdır ya da yoktur. Arada bir yer yoktur.
Mevzuatın verdiği çerçeve nettir. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği (6 Nisan 2019, 30737 sayılı Resmî Gazete) md. 4/1-(e) ayda en az bir bakım yapılır; md. 10/2 uyarınca bakım föyünün bir nüshası bina sorumlusuna bırakılır; md. 8/3 uyarınca kayıt defteri bina sorumlusunda durur. Periyodik kontrolün çerçevesi ise Periyodik Kontrol Yönetmeliği’ne (4 Mayıs 2018, 30411 sayılı Resmî Gazete) dayanır.
Dikkat edin: mevzuat bakım yükümlülüğünü ve kayıt düzenini tanımlar, ancak hangi uygunsuzluğun kimden kaynaklandığını tek tek sizin yerinize yazmaz. Kaynak tespiti teknik bir tespittir, faturalandırma ise sözleşme meselesidir. Yazılı ayrımı kurmak sizin işiniz.
Hangi uygunsuzluk kimden kaynaklanıyor?
Uygunsuzlukları tek listede bırakmayın. Kaynağına göre ayırın ve her satırın arkasında hangi kaydın durduğunu şimdiden belirleyin.
| Uygunsuzluk kalemi | Kaynak grubu | Gideren taraf | Elinizde olması gereken kayıt |
|---|---|---|---|
| Halat aşınması, fren balata ayarı, kapı kontağı, kat seviyeleme | Bakım kapsamı | Bakım firması | Aylık föy + parça değişim kaydı |
| Kuyu dibinde su, drenaj, kuyu duvarı kusuru | Yapı | Bina sorumlusu | Tarihli fotoğraf + yazılı bildirim |
| Makina dairesi kilidi, anahtar teslimi, aydınlatma, havalandırma | Bina altyapısı | Bina sorumlusu | Bildirim yazısı + tebliğ kaydı |
| Kabin kapısı bulunmaması, güvenlik aksamının güncel standarda uymaması | Tesisatın kendisi | Bina sorumlusu (revizyon) | Revizyon teklifi + onay/ret kaydı |
| Aylık bakımın yapılmamış olması | Bakım firması | Bakım firması | Föy nüshaları (md. 10/2) |
| Kayıt defterinin ibraz edilememesi | Bina sorumlusu (md. 8/3) | Bina sorumlusu | Defter teslim tutanağı |
Dördüncü satır en pahalı olanıdır. Tesisatın yapısından gelen eksikler tek bir bakım ziyaretiyle kapanmaz; ayrı proje ve bütçe ister. Bu kalemleri bakım kapsamına çekerseniz sözleşmeyi zararına çevirirsiniz. Bu grubun nasıl ayrı yürütüleceğini periyodik kontrol eksiklerinden revizyon projesi çıkarma yazısında adım adım anlattık.
Kaynağı ayırt eden üç soru
Tereddütte kaldığınız bir madde için sırayla şunları sorun:
Bir: Bu kalem aylık bakım ziyaretinde, normal alet çantasıyla kapatılabilir mi? Cevap evetse bakım kapsamındadır. Kapı kontağı ayarı evet, kuyu dibi drenajı hayır.
İki: Bu eksik asansör ilk devreye alındığında da var mıydı? Kabin kapısı olmayan bir tesisat sizin bakımınızda bozulmadı; tesisat o günden beri öyle. Bu, revizyon konusudur.
Üç: Bu kalemi kapatmak için binanın onayı ya da parası gerekiyor mu? Gerekiyorsa sorumluluk bildirimle bina sorumlusuna geçer; sizin işiniz kapatmak değil, bildirmiş olduğunuzu ispat etmektir.
Üç soruyu da teknisyeninize öğretebilirsiniz. Sahada doğru ayrım yapılmazsa ofiste düzeltilmesi mümkün olmaz — çünkü o anki durumu gören tek kişi teknisyendir.
Yazılı ayrımı nasıl kurarsınız?
Ayrım rapordan sonra değil, asansörü portföye aldığınız gün başlar. Altı adım:
- Devralma tutanağı tutun. Yeni bir asansörü devralırken mevcut durumu tarih, fotoğraf ve imzayla tespit edin. Devraldığınız eksiği sonradan size yazamasınlar.
- Föye “bina sorumlusuna bildirilen eksik” alanı açın. Yaptığınız işi yazmak yetmez; yapamadığınızı ve nedenini de yazın. Alan yapısını bakım föyü örneği sayfasından karşılaştırabilirsiniz.
- Bildirimi tebliğ edilebilir kanala taşıyın. Teknisyenin bina görevlisine sözlü söylemesi kayıt değildir. İmzalı nüsha, kayıtlı e-posta ya da en azından tarih–saat damgalı bir mesaj kaydı olsun.
- Tekrarı sayın. Aynı eksik ikinci ayda da duruyorsa föye “tekrar” notu düşün, üçüncüde yazılı ihtar gönderin. Üç kayıt, tek kayıttan güçlüdür.
- Kontrol öncesi hazırlık listesi gönderin. Kontrol tarihinden önce binanın kapatması gereken kalemleri yazılı iletin. Kalem listesi için periyodik kontrol öncesi hazırlık listesi işinizi görür.
- Raporu satır satır etiketleyin. Her maddeyi “bakım kaynaklı” ve “bina kaynaklı” diye işaretleyip iki ayrı liste çıkarın. Tek liste tartışmayı büyütür, iki liste bitirir.
Bu altı adım kâğıtla da yürür, ama kâğıt kaybolur ve teknisyenin gerçekten yerinde olduğunu göstermez. Asansöre sabitlenmiş karekod okutulmadan bakım formunun açılmadığı bir sistem — Elevatora SAHA gibi — bildirimi ve tekrar sayısını sizin adınıza biriktirir. Aracı seçmek ikinci konu; kaydın var olması birinci konu.
Bildirim yazısında ne bulunmalı?
Bildirim yazısı uzun olmak zorunda değil, ama beş bilgiyi taşımak zorunda: asansörün kimliği (tescil/kimlik numarası ve adres), tespit tarihi, eksiğin ne olduğu, neden bakım kapsamı dışında olduğu ve bir tarih verilmiş talep. Son cümle önemlidir; “bilginize sunulur” biten yazı talep içermez, dolayısıyla takip edilmemiş sayılır.
Aynı eksiği ikinci kez bildirirken önceki bildirimin tarihini yazının içine koyun. “Bu husus önceki tarihli bildirimimizde de iletilmiştir” cümlesi, tek başına duran bir yazının yapamayacağı işi yapar: süreklilik gösterir. Denetimde ve tartışmada işinizi gören şey tek bir belge değil, tarihleri birbirine bağlanmış bir zincirdir.
Sözleşmeye hangi maddeyi koymalısınız?
Sözleşmenizde şu dört başlık yoksa ayrım kurulamaz:
- Kapsam dışı kalemler: yapı, kuyu, makina dairesi, elektrik beslemesi ve tesisatın güncel standarda çekilmesi bakım bedeline dâhil değildir.
- Bildirim usulü: firmanın tespit ettiği bina kaynaklı eksikler yazılı bildirilir; bildirim tarihi kayda geçer.
- Süre: bildirilen eksiğin giderilmesi için makul bir süre yazın ve süre dolduğunda ne olacağını belirtin.
- Erişim yükümlülüğü: makina dairesi anahtarı ve kuyu erişimi sağlanmazsa bakımın yapılamaması firmaya yüklenemez.
Bu maddeler yeni sözleşmeye kolay girer. Mevcut portföyde ise yenileme dönemini bekleyin; fiyat ve kapsamı aynı görüşmede konuşmak ikisini de kolaylaştırır.
Rapor geldiğinde ilk adımda ne yaparsınız?
Raporu satır satır okumadan cevap yazmayın. Sırayla:
- Etiket rengini ve verilen süreyi not edin; renklerin karşılığını asansör etiket renkleri sayfasından teyit edin.
- Her uygunsuzluk maddesinin karşısına kendi kaydınızdan tarih düşün: bu eksiği daha önce bildirdiniz mi, hangi föyde?
- Bina kaynaklı listeyi bina sorumlusuna yazılı gönderin; bakım kaynaklı listeyi kendiniz kapatın ve kapattığınızı belgeleyin.
- Tespit sizce hatalıysa süresi içinde itiraz edin; usul için periyodik kontrol raporuna itiraz yazısına bakın.
Döngü kapandığında elinizde tek bir dosya kalır: tespit, bildirim, giderme, kapanış. Bakanlığın yürüttüğü hizmet denetiminde (md. 15/1) istenen de bu dosyadır.
Ayrım kurulmazsa firmanız ne kaybeder?
Kayıp üç yerden gelir. Birincisi para: bina kaynaklı eksiği ücretsiz kapatırsınız, o ziyaret hiçbir hakedişe girmez. İkincisi itibar: kırmızı etiket bina yönetiminin gözünde sizin başarısızlığınız olur ve sözleşme yenilenmez. Üçüncüsü pozisyon: bildirdiğini ispat edemeyen firma, bildirmemiş sayılır.
Ayrımı kuran firma ise aynı raporu iş fırsatına çevirir. Bina kaynaklı liste aslında bir teklif taslağıdır. Revizyon, tesisat yenileme, kuyu düzenlemesi — bunların hepsi bakım bedelinin dışında, ayrı hakedişle yürüyen işlerdir.
Karar basit: ya her bakımda tek satır fazladan yazarsınız, ya da bedelini tartışmayla ödersiniz. Bu satırı nereye yazacağınızı görmek için bakım kayıt defteri örneği sayfasındaki alanları kendi föyünüzle karşılaştırın.
Uygunsuzluğun kimden kaynaklandığı tartışması, çoğu zaman bildirimin yapılıp yapılmadığında düğümleniyor. Bina sorumlusuna yazılan uyarı ve verilen süre bakım kaydının içinde tutulduğunda sorumluluk sınırı belgelenmiş olur; bakım ve bildirim kaydını birlikte tutan bir program bu bildirimleri asansör geçmişine ekler.