Kısa cevap: Asansör bakım ihalesi, en düşük fiyatı yazarak değil, kendi birim maliyetinizi bilerek alınır. Portföyünüzde asansör başına yılda kaç ziyaret, kaç arıza çağrısı ve kaç saat harcandığını ölçmeden verilen teklif tahmindir. Kapsam dışı kalemleri şartnamede net ayırmayan firma, ihaleyi kazanıp sözleşme boyunca zarar eder.
Asansör bakım ihalesi nasıl alınır?
Çok sayıda asansörü tek sözleşmede toplayan bir kamu kurumu, hastane, okul ya da büyük site portföyü, çoğu bakım firmasının tek kalemde alabileceği en büyük büyümedir. Aynı zamanda tek kalemde girilebilecek en büyük zarardır. İlk refleks genellikle şudur: mevcut aylık bakım cironuzu asansör adedine bölersiniz, üstüne biraz kırarsınız, teklif hazır.
Bu yanlıştır, çünkü böldüğünüz rakam sizin mevcut portföyünüzün ortalamasıdır; ihaleye çıkan portföyün ortalaması değildir. İhaledeki asansörler daha eski, daha yüksek katlı, daha yoğun trafikli ya da birbirinden uzak konumlarda olabilir. Aynı fiyata çok daha fazla iş satın almış olursunuz.
Teklifi belirleyen üç şey vardır: kapsamın nerede bittiği, portföyün profili ve ilk hakedişe kadar dayanacak nakit. Fiyat bunların sonucudur, girdisi değil.
Birim fiyatı hesaplamak için hangi veriye ihtiyacınız var?
Mevzuat size tabanı verir: 6 Nisan 2019 tarihli ve 30737 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği’nin 4/1-(e) maddesi uyarınca her asansöre ayda en az bir kez bakım yapılması gerekir. Yani yılda en az on iki planlı ziyaret zorunludur ve bu, teklifinizin en alt sınırıdır. Ama maliyetinizi belirleyen şey planlı ziyaret değil, planlanmamış arıza çağrısıdır. Sözleşmeyi zarara sokan asansör, ayda bir gidilen değil, ayda birkaç kez çağıran asansördür.
Gerçek birim maliyet şu kalemlerden çıkar:
| Maliyet kalemi | Nasıl ölçülür | Veri kaynağı |
|---|---|---|
| Planlı bakım işçiliği | Asansör başına yıllık ziyaret adedi × ortalama ziyaret süresi | Bakım föyleri, iş emri kayıtları |
| Arıza çağrısı | Asansör başına yıllık çağrı adedi × müdahale süresi | Çağrı kaydı, teknisyen giriş-çıkış saati |
| Yol ve araç | Ziyaret başına mesafe + araç sabit gideri | Rota kaydı, araç yakıt ve bakım gideri |
| Sarf ve küçük malzeme | Yıllık sarf tüketimi ÷ asansör adedi | Depo çıkış kayıtları |
| Evrak ve takip | Föy arşivi, periyodik kontrol takibi için harcanan ofis süresi | Ofis iş kayıtları |
| Genel gider ve kâr | Yukarıdaki toplamın üzerine eklenen oran | Firma muhasebesi |
Bu tablonun ikinci sütunu, çoğu firmada boştur. Ziyaret süresi ve çağrı adedi teknisyenin beyanına kalır; beyan da geriye dönük yazıldığında gerçeği vermez. Asansöre sabitlenmiş karekod okutulmadan bakım formunun açılmadığı bir saha yazılımı — Elevatora SAHA bu mantıkla çalışır — ziyaretin saatini ve süresini kaydın kendisinden üretir. Bir yıllık böyle bir kayıt, teklif kurgusunu tahminden hesaba çevirir. Ölçümün nasıl kurulduğunu teknisyen saha takibi ve periyodik bakım takvimi yazılarında ayrıntılı anlattık; hangi sözleşmenin kâr, hangisinin zarar yazdığını görmek için de portföy kârlılık hesabı yöntemine bakın.
Hangi kalemler kapsam dışı bırakılmalı?
İhalede kaybedilen paranın büyük kısmı fiyattan değil, kapsamın belirsizliğinden gelir. Teklif mektubunda ya da sözleşme ekinde şu kalemleri açıkça ayırın:
- Yedek parça: Hangi parça bakım bedeline dahil, hangisi ayrı faturalanacak. “Aşınan parçalar dahildir” ifadesi imzalanmaz; halat, fren balatası, kart, motor gibi kalemler ad ad yazılır.
- Revizyon ve modernizasyon: Periyodik kontrolde çıkan uygunsuzlukların giderilmesi bakım değil, ayrı iştir. Şartname bunu bakıma yıkıyorsa maliyetlendirin.
- Mesai dışı çağrı: Gece, hafta sonu ve resmî tatil müdahalesi için ayrı birim fiyat verin. Sınırsız 7/24 taahhüdü, teknisyen sayınızın taşıyabileceğinden fazlasıdır.
- Dış etken kaynaklı arızalar: Su basması, elektrik dalgalanması, vandalizm, kullanıcı kaynaklı hasar.
- Periyodik kontrol ücreti: 4 Mayıs 2018 tarihli ve 30411 sayılı Periyodik Kontrol Yönetmeliği kapsamındaki yıllık kontrolü yaptırma yükümlülüğü bina sorumlusundadır. Şartname bu bedeli yükleniciye yıkıyorsa teklife eklenmelidir.
- Kabin dekorasyonu ve estetik talepler: Bakım kapsamı değildir, ayrı iş emriyle yürür.
Kamu ihalesi ile özel site ihalesi arasında ne fark var?
| Başlık | Kamu ihalesi (4734 sayılı Kanun) | Özel site / yönetim ihalesi |
|---|---|---|
| Şartname | Teknik şartname bağlayıcı, imzadan sonra pazarlığa kapalı | Sözleşme metni büyük ölçüde pazarlığa açık |
| Aşırı düşük fiyat | Aşırı düşük teklif sahibinden yazılı açıklama istenir (md. 38) | Sorgulama yok; en düşük fiyat doğrudan seçilebilir |
| Teminat | Geçici teminat teklif edilen bedelin %3’ünden az olamaz (md. 33); kesin teminat ihale bedeli üzerinden %6 oranındadır (md. 43) | Çoğunlukla teminat istenmez |
| Ödeme | Hakediş usulü; evrak eksikse ödeme bekler | Aylık cari; tahsilat riski daha yüksek |
| Süre | Sözleşme süresi ve fiyat farkı esasları dokümanda belli | Kısa süreli, yönetim değişince fesih olabilir |
Özet fark şudur: kamuda evrak disiplinini tutturursanız para gelir, tutturamazsanız hakediş bekler. Özel portföyde sözleşme esnektir ama paranın geleceği garanti değildir. İkisinde de sorunun adı aynı: bakım tahsilat takibi.
Teminat ve personel taahhüdü nakit akışınızı nasıl zorlar?
Kamu ihalesinde para, imzayla birlikte kasadan çıkar: geçici teminat, ardından kesin teminat, sonra ilk hakediş kesilene ve tahakkuk edene kadar geçen süre boyunca teknisyen maaşı, araç ve sarf gideri sizin cebinizden döner. Mevcut ekibinizin taşıyabileceği ölçekte bir işte bu genellikle yönetilebilir; yeni teknisyen ve yeni araç almayı gerektiren büyüklükte bir işte mevcut portföyünüzün nakdini yakabilir.
Personel taahhüdü de aynı şekilde okunmalıdır. Şartname “sürekli görevli teknisyen bulundurulacaktır” diyorsa, o kişinin maliyeti başka hiçbir işe pay edilemez; doğrudan bu ihalenin birim fiyatına biner. Taahhüt ettiğiniz teknisyeni fiilen bulundurmadığınız durum ise cezai şart ve fesih sebebidir.
Teklif nasıl kurgulanır?
- Şartnameyi kalem kalem okuyun. Kapsamın bittiği yeri kendiniz işaretleyin; belirsiz her cümle sizin aleyhinize yorumlanır.
- Kendi birim maliyetinizi çekin. Son on iki ayda asansör başına kaç ziyaret, kaç çağrı, kaç saat. Veri yoksa teklif vermeden önce ölçmeye başlayın.
- İhale portföyünü kendi portföyünüzle karşılaştırın. Yaş, kat sayısı, tahrik tipi, günlük trafik, konum dağılımı. Farkı çarpan olarak maliyete yansıtın.
- Kapasite testi yapın. Mevcut ekip bu işi taşır mı? Taşımıyorsa yeni teknisyen ve araç maliyeti birim fiyatın içindedir, sonradan eklenmez.
- Kapsam dışı kalemleri yazıya dökün. Yedek parça, revizyon, mesai dışı çağrı ve dış etken kaynaklı arızalar için ayrı birim fiyat listesi verin.
- Nakit akışı senaryosu kurun. Teminat çıkışı + ilk hakedişe kadar geçecek ay sayısı × aylık işletme gideri. Bu tutarı karşılayamıyorsanız ihaleye girmeyin.
- Alt sınır belirleyin ve inmeyin. Maliyet + asgari kâr eşiğinizi teklif öncesi yazın. Son teklif anında o rakamın altına inme kararı, sözleşme süresi boyunca ödenir.
İhaleyi kazandıktan sonra kâr nerede kaybedilir?
İki yerde. Birincisi kapsam kaymasıdır: sözleşmede olmayan işleri “ilişkiyi bozmayalım” diye yapmaya başlarsınız, birkaç ay sonra bu işler kapsamın parçası sayılır. İkincisi evraktır. Yönetmeliğin 10/2 maddesi bakım föyünün bir nüshasının bina sorumlusuna bırakılmasını, 8/3 maddesi kayıt defterinin bina sorumlusunda muhafazasını öngörür. Hakediş dosyası bu belgelerle kapanır; belge eksikse yapılmış iş ödenmemiş iş olarak kalır.
Üstelik 15/1 maddesi kapsamında hizmet denetimi Bakanlık tarafından yürütülür ve denetimde istenen şey, teknisyenin hatırladığı değil, kayıtta duran belgedir. Detay için İşletme ve Bakım Yönetmeliği özetine ve Bakanlık denetimine hazırlık kontrol listesine bakabilirsiniz. Kayıt düzenini nasıl kuracağınız konusunda asansör bakım yazılımı karşılaştırması da işinizi görür.
Asansör bakım ihalesinde en çok ne sorulur?
Veri yoksa asansör bakım ihalesine hiç girilmez mi?
Girilir, ama riskin farkında olarak. Verisi olmayan firma alt sınırını yukarıdan çizmek zorundadır. Ölçüm eksikliğinin bedeli, ihtiyat payı olarak fiyata eklenir; bu da kazanma ihtimalini düşürür. Ölçmenin ucuz tarafı budur.
En düşük fiyatı vermek ihaleyi almanın en kestirme yolu değil mi?
Kamu ihalesinde aşırı düşük bulunan teklif için yazılı açıklama istenir ve açıklama yetersizse teklif değerlendirme dışı bırakılabilir. Özel portföyde ise düşük fiyat işi alır, sonra sözleşme süresi boyunca teknisyen kapasitenizi başka müşterilerden çalar.
Yedek parça bakım bedeline dahil edilmeli mi?
Portföyün yaşını ve parça geçmişini bilmiyorsanız edilmemelidir. Dahil etmek zorundaysanız, hangi parçaların kapsamda olduğunu ad ad sayın ve kapsam dışı bıraktıklarınızı aynı netlikte yazın.
Ayda bir bakım yeterli mi, teklifte daha sık ziyaret vermeli miyim?
Ayda en az bir bakım, 31394 sayılı Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği’nin 4/1-(e) maddesindeki mevzuat tabanıdır. Yoğun trafikli ya da yaşlı asansörlerde daha sık ziyaret teknik olarak gerekebilir; bu durumda sıklığı teklifte açıkça belirtip fiyatlandırın.
Aynı birim fiyatla hem kamu hem özel portföy teklifi verilebilir mi?
Verilmemesi daha doğrudur. Kamuda evrak ve hakediş raporlama yükü, özel portföyde ise tahsilat riski ve müdahale beklentisi farklıdır. İki kanalın birim maliyeti ayrı hesaplanmalı, ayrı fiyatlanmalıdır.