Kısa cevap: İmza alınamaması bakımı geçersiz kılmaz. Yönetmeliğin aradığı, bakımın yapılması ve föy nüshasının bina sorumlusuna ulaşmasıdır; imza ise sizin ispat aracınızdır. Doğru hamle imzayı beklemek değil teslimi kayıt altına almaktır: nüshayı ulaştırın, gönderim kanıtını saklayın, ret gerekçesini yazın, sözleşmeye teslim usulünü ekleyin.
Bu yazı föyün ne olduğunu ve nasıl doldurulduğunu anlatmaz; onun için asansör bakım föyü sayfasına bakın. Burada tek bir senaryo var: bakım yapıldı, föy hazır, imzalayacak kimse yok ya da imzalamak istemiyor. Bu senaryoda vereceğiniz karar, ekibin sahada ne kadar vakit kaybedeceğini ve aylar sonra denetimde ya da tahsilat görüşmesinde elinizde ne olacağını belirler.
Bina sorumlusu imzalamazsa bakım geçersiz mi sayılır?
Hayır. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği (6 Nisan 2019 tarihli, 30737 sayılı Resmî Gazete) md. 4/1-(e) ayda en az bir bakım yapılmasını, md. 10/2 föy nüshasının bina sorumlusuna verilmesini düzenler. Her iki yükümlülüğün muhatabı da bakım firmasıdır ve her ikisi de sizin fiilinizle yerine gelir: bakımı yaptınız, nüshayı ulaştırdınız.
İmza bu zincirin halkası değil, zincirin kanıtıdır. Ayrımı görmek sahada şunu değiştirir: teknisyen kapıda imza bekleyip vakit kaybetmez, rotaya devam eder; siz ispatı başka bir yoldan üretirsiniz. Ayrımı görmemek ise asıl riski doğurur — “imza alamadım” diyen teknisyenin föyü çantada bırakması. O anda hem teslim yükümlülüğü yerine gelmemiş olur hem de elinizde hiçbir kayıt kalmaz.
Karşı tarafın kendi yükümlülükleri de var; bunları bilmek görüşmeyi kolaylaştırır. Ayrıntı için bina sorumlusunun asansör sorumlulukları yazısına bakın.
İmza neden alınamıyor? Dört senaryo, dört farklı cevap
“İmzalamıyor” tek bir sorun değil. Hangisiyle karşı karşıya olduğunuzu ayırmadan doğru hamleyi yapamazsınız.
- Kimse yok. Yönetici binada oturmuyor, kapıcı imza atmaya yetkili değil. Bu bir yetki ve teslim usulü sorunudur, niyet sorunu değildir. Çözümü sözleşmedeki teslim maddesidir.
- Eksik iddiası var. “Kabin sarsıyor, bunu yazmamışsınız” diyerek imzayı bekletiyor. Burada imza değil, itirazın kayda geçmesi önemlidir. Föyün altına itirazı kendi cümlesiyle yazın, teknisyen paraflasın; itirazı reddetmek yerine kayıt altına alın.
- Yönetici değişmiş. Yeni kurul göreve gelmiş, imza yetkisi kimde belli değil. Yeni yetkiliyi yazılı olarak talep edin; o gelene kadar teslim ispatını kurumsal kanaldan üretin.
- Ödeme anlaşmazlığı var. İmza bilinçli olarak koz tutuluyor. Bu artık bir föy sorunu değil, alacak sorunudur; bakım bedelini ödemeyen apartman yazısındaki adımlara geçin.
İmza yerine hangi teslim ispatı gerçekten işe yarar?
Amacınız “kâğıdı bıraktım” demek değil; aylar sonra tarih, muhatap ve içerik üçlüsünü birlikte gösterebilmek. Yöntemleri bu ölçüye göre karşılaştırın.
| Teslim yöntemi | Ne kanıtlar | Zayıf yanı | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|---|
| Islak imzalı nüsha | Tarih, muhatap, içerik | Karşı taraf yoksa üretilemez | Yönetici sahada ve sorun yoksa |
| Tablette imza | Tarih, muhatap, içerik, konum | Yine imzalayan kişi gerekir | Ekip mobil çalışıyorsa varsayılan |
| Karekod okutma + saha kaydı | Ziyaretin gerçekliği, saat, konum | Teslimi tek başına kanıtlamaz | Her ziyarette, diğer yöntemlerle birlikte |
| E-posta ile PDF | Tarih ve içerik | Adres yanlışsa çürütülebilir | Sözleşmede adres tanımlıysa |
| KEP | Tarih, muhatap, içerik | Ek maliyet, her binada adres yok | Anlaşmazlık büyümüşse |
| Kapı altına bırakma + fotoğraf | Bırakma anı | Muhatabın aldığını göstermez | Tek başına değil, destekleyici |
Pratik kural: her ziyarette bir saha kaydı, ayrıca yazılı bir gönderim kanalı. Fotoğraf tek başına yeterli değildir; yazılı kanalla eşleştiğinde güçlenir.
İmza alınamayan ziyarette adım adım ne yapılır?
- Bakımı tamamlayın. İmza belirsizliği bakımı durdurmaz; eksik bırakılan bakım md. 4/1-(e) karşısında sizi zora sokar.
- Föyü sahada eksiksiz doldurun. Sonradan ofiste doldurulan föy, tarih tartışmasında zayıf kalır.
- İmza alanına durumu yazın: “Bina sorumlusu yerinde bulunamadı” ya da “İmzadan imtina edildi, gerekçe: …”. Boş bırakmayın.
- Ziyareti kayıt altına alın. Elevatora SAHA’da asansöre sabitlenmiş karekod okutulmadan bakım formu açılmaz; ziyaretin saati ve yeri imzadan bağımsız olarak kayda girer.
- Nüshayı aynı gün ulaştırın: sözleşmedeki e-posta adresine PDF, ayrıca kapı altına ya da yönetim kutusuna basılı nüsha.
- Gönderim kanıtını dosyalayın. E-posta gövdesinde asansör kimliği, bakım tarihi ve föy numarası geçsin; ekteki dosya kaybolsa bile metin kalır.
- Bina sorumlusunda tutulan kayıt defterine işlenmesini yazılı olarak hatırlatın. Kayıt defterinin bina sorumlusunda bulunması md. 8/3 gereğidir; defterdeki düzenli kayıt sizin lehinize kanıt üretir.
- Üst üste ikinci kez imza alınamadıysa cari kartına not düşün ve yöneticiye tek sayfalık yazılı bildirim gönderin. Üçüncü tekrar artık teknisyenin değil, ofisin işidir.
Sekizinci adımdaki yazılı bildirim kısa olsun ve dört şeyi içersin: hangi asansörde hangi tarihte bakım yapıldığı, föy nüshasının hangi kanaldan gönderildiği, imzanın neden alınamadığı, bundan sonra imzaya kimin yetkili olacağının bildirilmesi talebi. Suçlayıcı dil kurmayın; bildirimin amacı tartışmayı büyütmek değil, dosyaya tarihli bir kayıt eklemek. Aynı metni şablon hâline getirin ki her tekrarda sıfırdan yazılmasın.
Sözleşmeye ne yazılırsa bu sorun bir daha çıkmaz?
Bu sorunun kalıcı çözümü sahada değil, sözleşmede. Yeni sözleşmelere ve yenilemelere şu dört başlığı ekleyin:
- Yetkili kişi ve kanal. İmzaya yetkili kişinin adı, telefonu ve e-posta adresi sözleşmede yazılı olsun; değişiklik yazılı bildirimle geçerli olsun.
- Teslim usulü. Föy nüshasının hangi kanaldan ulaştırılacağı tanımlansın; sözleşmede tanımlı adrese gönderim, teslim yerine geçsin.
- İtiraz süresi. Föye itirazın kaç gün içinde ve hangi kanaldan bildirileceği belirlensin; süre içinde itiraz gelmezse föy kabul edilmiş sayılsın.
- Erişim yükümlülüğü. Makina dairesi ve kuyu erişiminin sağlanması, yetkili bulundurulması bina tarafının yükümlülüğü olarak yazılsın.
Mevcut sözleşmelerde bu maddeler yoksa yenileme dönemini bekleyin; her yenilemede sözleşme metnini tek tek düzeltmek yerine standart metninizi bir kez güncelleyin ve portföye o metinle geçin.
Denetimde imzasız föy sorulursa ne gösterilir?
Hizmet denetimi md. 15/1 uyarınca Bakanlık tarafından yapılır. Denetimde sorulan soru “imza var mı” değil, “bakım yapıldı mı ve nüsha bina sorumlusuna ulaştı mı” olur. Bu yüzden dosyanızda dört parça bulunsun: föyün firma nüshası, gönderim kanıtı, ziyaretin saha kaydı, sözleşmedeki teslim maddesi. Dördü bir arada, imzasızlığı bir eksiklik olmaktan çıkarıp belgelenmiş bir duruma çevirir.
Bu dosyayı denetim günü toplamaya çalışmak işe yaramaz; kayıtlar olayın gününde üretilmediyse sonradan üretilemez. Dosya düzenini ve önceden hazırlanması gereken listeyi Bakanlık denetimine hazırlık yazısında bulabilirsiniz.
İmzasızlık hangi noktada sözleşmeyi bırakma sebebi olur?
Her imzasız föy bir kriz değildir. Karar eşiğini önceden belirleyin, duygusal olarak değil kurala göre karar verin:
- İmza alınamıyor ama ödeme düzenli ve erişim sorunsuz ise: sorun usul sorunudur, sözleşme yenilemesinde düzeltilir.
- İmza alınamıyor ve ödeme de gecikiyorsa: alacak takibine geçin, sözleşmeyi yenileme masasına taşıyın.
- Erişim engelleniyor, teknisyen binaya alınmıyorsa: bu artık bakımın yapılamaması demektir. Yazılı bildirim gönderin, süre verin, sonuç alınamazsa devir sürecini başlatın.
Ayrılma kararı verirseniz devri düzgün kapatın; eksik teslim edilen dosya sonraki firmanın değil sizin sorununuz olarak geri döner. Kontrol listesi için bakım firması değiştirme ve devir teslim yazısına bakın.
Bu kararı bugün nasıl uygularsınız?
Üç iş: teknisyenlere “imza yoksa föyü çantada bırakma, durumu yaz ve gönder” talimatını yazılı verin; standart sözleşme metninize teslim ve itiraz maddelerini ekleyin; imzasız kalan son föyleri listeleyip gönderim kanıtı olmayanları geriye dönük tamamlayın. Üçü de kısa sürede biter ve bir sonraki denetimde ya da tahsilat görüşmesinde farkı doğrudan görürsünüz.
İmza alınamadığında geriye tek savunma kalır: bakımın yapıldığını gösteren konum, saat ve fotoğraf kaydı. Bu üçü föyle birlikte aynı asansör kartında tutulduğunda imzasız ziyaret de belgelenmiş ziyaret sayılır.